Conciliação bancária na pequena empresa: OFX, CSV, CNAB e Open Finance
Resposta curta: conciliar é casar cada movimento do extrato com um lançamento do seu controle (conta paga, conta recebida, transferência) e investigar o que sobra. A automação depende de duas coisas:
- Como o extrato chega: arquivo baixado do banco (OFX, CSV ou PDF), arquivo de retorno de cobrança (CNAB) ou conexão autorizada pelo Open Finance.
- Se cada movimento tem um identificador único: é ele que impede que o mesmo lançamento entre duas vezes.
Para a maioria das pequenas empresas, importar o OFX uma ou duas vezes por semana e conciliar por regras já elimina quase toda a digitação.
O que cada formato traz
| Formato | De onde vem | Identificador único | Pontos de atenção |
|---|---|---|---|
| OFX | Baixado no internet banking | Sim: o FITID de cada transação | Padrão mais confiável para importar; reimportar o mesmo período não duplica se o sistema usar o FITID |
| CSV | Exportado do internet banking | Em geral, não | Cada banco usa colunas e formatos diferentes; risco de duplicar ao reimportar |
| Extrato para impressão | Não | Exige leitura do texto; útil quando é o único formato disponível | |
| CNAB (240 ou 400) | Arquivo de retorno do banco, no padrão FEBRABAN | Sim: o "nosso número" do título | Informa liquidação de boletos, tarifas e juros; não substitui o extrato da conta |
| Open Finance | Conexão autorizada pelo titular, regulada pelo Banco Central | Depende da instituição e do serviço | Elimina baixar arquivos, mas exige consentimento renovado periodicamente e um integrador participante |
No Pix, o identificador fim a fim (EndToEndId) é único por transação e ajuda a casar o recebimento com a cobrança quando aparece no extrato.
Regras de conciliação que resolvem a maioria dos casos
- Valor e data exatos com uma conta a pagar ou a receber em aberto: concilia direto.
- Mesmo valor, data próxima (até 3 dias úteis): sugere e pede confirmação.
- Transferência entre contas próprias: saída numa conta e entrada de mesmo valor na outra, no mesmo dia. Concilie como transferência, nunca como receita e despesa.
- Recorrentes conhecidos (tarifa, aluguel, assinatura): crie a regra uma vez, pela descrição do extrato.
- Pagamento parcial: baixe parcialmente a conta e mantenha o saldo em aberto. Não feche a conta com o valor menor.
- Tarifa descontada no recebimento: se o cliente paga um boleto de R$ 1.000 e entram R$ 997, baixe a conta a receber pelos R$ 1.000 e lance os R$ 3 como despesa bancária. Baixar por R$ 997 esconde a tarifa e diminui a receita.
- Estorno: concilie com o lançamento original, para que os dois se anulem.
- O que sobra vai para uma lista de pendências e é investigado no mesmo dia.
Com que frequência conciliar
| Volume de movimentos | Frequência sugerida |
|---|---|
| Até 50 por mês | Uma vez por semana |
| 50 a 300 por mês | Duas a três vezes por semana |
| Mais de 300 por mês | Todo dia, ou conexão automática |
Conciliar com frequência é mais barato que conciliar bem no fim do mês: a pendência de ontem é fácil de explicar; a de 30 dias atrás, não.
Fechar o mês com o contador
No fim do mês, o saldo conciliado de cada conta deve bater com o saldo que o contador registra na conta Bancos do balancete. Movimento ainda não identificado vai para uma conta transitória ("a identificar") e é resolvido depois — nunca fica de fora do fechamento.
Perguntas frequentes
Vale a pena usar Open Finance?
Vale quando o volume é alto ou há muitas contas, porque elimina o download de arquivos. Para poucas contas e movimento moderado, o OFX semanal resolve com menos dependência de terceiros.
Por que o saldo conciliado não bate com o banco?
Os motivos mais comuns são saldo inicial errado, lançamento importado duas vezes (frequente com CSV), transferência lançada como receita e tarifa não lançada.
Posso conciliar só pelo PDF?
Pode, mas é o formato mais sujeito a erro de leitura. Se o banco oferece OFX, prefira.
O Mirante importa extratos em OFX, CSV ou PDF, concilia os movimentos com as contas a pagar e a receber e leva cada valor até o lançamento de origem. Veja a demonstração com uma empresa fictícia.